Необходимо ли каждому пользователю иметь возможность входа в мою систему?

Нет .. но, для пользователей очень тяжело вообще не иметь доступа к интернет :) ... У вас может быть сеть с маскарадингом, и ваш компьютер может быть подключен к этой сети, поэтому пользователям надо будет отправлять почту подобным образом; можно также создать связь между почтой и доской объявлений; вы можете пересылать почту на шлюз fidonet :) Много разных причин для того, чтобы не давать пользователям возможности входа в систему.